MATERI KEARSIPAN DOKUMEN
SISTEM
KEARSIPAN
Sistem
pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf
dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam
sistem pengarsipan.
A. Sistem Abjad
(Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad
adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad.
Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama
orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek
masalah.
Nama-nama
diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat
keluar).
Cara menemukan
dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk
atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen
disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa
:
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri
/ tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap
yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah
sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut
melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan
surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal
surat.
Unit adalah
bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian
terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi
setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah
suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip
yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah
suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode
atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang
bersangkutan.
Petunjuk silang
adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai,
atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang
dipakai.
Ada dua macam
petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk
silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama
atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk
silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan
masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang
harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
1. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
2. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap
untuk disimpan.
3. Menetapkan caption atau judul surat
4. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
5. Membuat petunjuk silang
6. Memberi kode surat
7. Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan
arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
8. Menyusun menurut susunan abjad.
9. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu
tempat atau alat penyimpanan.
10. Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem
abjad adalah
11. Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan
folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai
beberapa laci.
12. Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau
menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa
daun penutup.
13. Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar
folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan
folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi
Surat)
Sistem perihal adalah cara
penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok
isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk
sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar
yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh
kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian
diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan
uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah
masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian
pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
Tidak ada komentar:
Posting Komentar