Selasa, 04 Juni 2013

ARSIP

KEARSIPAN

Berrdasarkan Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, dinyatakan bahwa arsip adalah :
  1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaantunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dan dalam Undang Undang Kearsipan No.43 Tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
Pada Undang-undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu jenis arsip dinamis dan jenis arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.
Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut sebagai record. Sedang arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ANRI).Arsip dalam bahasa Inggris disebut archieve dan bahasa Belanda archief.
Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, film, media komputer atau lainnya.
Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik. Jenis arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Jenis arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Sedang arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (print-out) komputer, dan media komputer seperti disket,dan sebagainya.
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu memperlancar dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :
  1. Alat utama ingatan organisasi
  2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
  3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
  4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip

Tidak ada komentar:

Posting Komentar