Berrdasarkan Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, dinyatakan bahwa arsip adalah :
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaantunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dan dalam Undang Undang Kearsipan
No.43 Tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
Pada Undang-undang tersebut, arsip
dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu jenis arsip
dinamis dan jenis arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
Jadi arsip dinamis adalah semua
arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah,
swasta, atau organisasi kemasyarakan, karena masih dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi
lainnya.
Arsip dinamis dalam bahasa Inggris
disebut sebagai record. Sedang arsip statis adalah arsip-arsip yang
disimpan di Arsip Nasional (ANRI).Arsip dalam bahasa Inggris disebut
archieve dan bahasa Belanda archief.
Secara sederhana dapat dinyatakan
bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan (record/warkat)
tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas, film, media komputer atau lainnya.
Ditinjau dari segi hukum dan
perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip
tidak otentik. Jenis arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat
tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda
keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Jenis arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Sedang arsip tidak otentik
adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan
tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran
(print-out) komputer, dan media komputer seperti disket,dan sebagainya.
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu memperlancar
dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu
masalah. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa peranan arsip adalah
sebagai berikut :- Alat utama ingatan organisasi
- Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
- Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
- Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
Tidak ada komentar:
Posting Komentar